電子檔案移交與接收辦法
文 號(hào)：國(guó)家檔案局檔發(fā)[2012]7號(hào) 簽發(fā)單位：
簽發(fā)時(shí)間：2012-08-29 生效時(shí)間：
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，保存黨和國(guó)家歷史記錄，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
第三條 移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密安全的要求。
第四條 各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。
第二章 電子檔案移交
第五條 屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當(dāng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。
第六條 檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。涉密電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定。
第七條 電子檔案移交的基本要求：
（一）元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；
（二）電子檔案的文件格式按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
（三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；
（四）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交；
（五）檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。
第八條 電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。
第九條 電子檔案的移交可采用離線或在線方式進(jìn)行。
第十條 離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：
（一）移交單位一般采用光盤移交電子檔案，光盤應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求；
（二）移交單位一般向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)當(dāng)單個(gè)裝盒；
（三）移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤數(shù)據(jù)刻錄及檢測(cè)；
（四） 存儲(chǔ)電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽（標(biāo)簽的標(biāo)注方法見(jiàn)附件1）；
（五）移交載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)見(jiàn)附件2。
第十一條 在線移交電子檔案的單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)與管理要求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子檔案及其元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一般為一張或多張光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組合，單張光盤的數(shù)據(jù)量小于光盤的實(shí)際容量。
第十二條 檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交。
第三章 電子檔案接收
第十三條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案接收平臺(tái)，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收、檢驗(yàn)、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等工作。
第十四條 電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。
第十五條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可接收。
第十六條 電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見(jiàn)附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。
第十七條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。
第十八條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換前后的一致性進(jìn)行校驗(yàn)。
第十九條 國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案載體保存5年以上。
第二十條 國(guó)家綜合檔案館對(duì)電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》和DA/T 15《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》進(jìn)行管理。
第四章 附 則
第二十一條 本辦法適用于各級(jí)檔案移交單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照?qǐng)?zhí)行。
第二十二條 本辦法由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
附件1
電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容
載體標(biāo)識(shí)：全宗號(hào)—年度—載體順序號(hào)。
載體盒標(biāo)注：全宗號(hào)、年度、載體順序號(hào)、數(shù)據(jù)量、密級(jí)、保管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境、套別等。
1. 全宗號(hào)是檔案館分配給立檔單位的編號(hào)；
2. 年度是該載體內(nèi)檔案起止年度如2001年至2006年即標(biāo)定為2001/2006；
3. 載體順序號(hào)是電子檔案載體排列的順序號(hào)，由阿拉伯?dāng)?shù)字組成；
4. 數(shù)據(jù)量是載體內(nèi)檔案存儲(chǔ)容量；
5. 密級(jí)按存儲(chǔ)在載體內(nèi)電子檔案的密級(jí)標(biāo)注，保管期限按存儲(chǔ)在載體內(nèi)電子檔案的保管期限標(biāo)注；
6、存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期，格式為年月日，如2011年2月8日即寫為20110208；
7. 運(yùn)行環(huán)境即識(shí)別或操作電子檔案的軟、硬件平臺(tái)；
8. 套別是指檔案館存儲(chǔ)電子檔案載體的套號(hào)，用大寫英文字母A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查閱利用，C表示異地備份。
