第一章 總 則
第一條 為進(jìn)一步規(guī)范我市重大活動(dòng)檔案管理，確保重大活動(dòng)檔案的完整與安全，發(fā)揮重大活動(dòng)檔案的作用，根據(jù)《山西省重大活動(dòng)檔案管理辦法》規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則（以下簡稱《細(xì)則》）。
第二條 本《細(xì)則》適用于本市重大活動(dòng)檔案管理。
第三條 本《細(xì)則》所稱的重大活動(dòng)，是指本市各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織在市內(nèi)外、境外組織舉辦的涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生、體育、外事、宗教等方面具有一定行業(yè)性、地方特色、國家意義或者國際影響的會(huì)議、節(jié)慶、會(huì)展等大型活動(dòng)；突發(fā)事件的應(yīng)對處置活動(dòng)；關(guān)系改革、發(fā)展、民生等專項(xiàng)或者綜合性的工作活動(dòng)，主要包括：
（一）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來本市檢查、視察、指導(dǎo)工作；
（二）外國元首、政府首腦、政黨領(lǐng)袖或者國際組織負(fù)責(zé)人、著名外國友人在本市的重要外事活動(dòng)；
（三）省部級主要領(lǐng)導(dǎo)人在本市的重要公務(wù)活動(dòng)；
（四）市委、市人大、市政府、市政協(xié)的重大會(huì)議及其活動(dòng)；
（五）市委書記、市長的重要公務(wù)活動(dòng)；
（六）在本市召開的國際性、全國性和地區(qū)性重要會(huì)議；
（七）我市在市內(nèi)外、境外組織舉辦的重大的、有影響的會(huì)議、節(jié)慶、會(huì)展等活動(dòng)；
（八）我市與外國友好城市的重要交往活動(dòng)；我市同臺灣、香港、澳門地區(qū)之間的重大合作交流活動(dòng)；
（九）本市轄區(qū)內(nèi)行政區(qū)域的重大變更；
（十）處置重大自然災(zāi)害、交通、安全生產(chǎn)事故，突發(fā)性公共衛(wèi)生和社會(huì)安全事件的應(yīng)對活動(dòng)；
（十一）其他重大活動(dòng)。
第四條 本《細(xì)則》所稱的重大活動(dòng)檔案，是指在上述重大活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值，經(jīng)過歸檔處理的文字、圖表、音像、數(shù)據(jù)、實(shí)物及其他形式的原始記錄，主要包括：
（一）文件、講話、記錄、宣傳報(bào)道、題詞等紙質(zhì)文件材料及相應(yīng)的電子文件；
（二）錄音、錄像、影片等音像材料（相應(yīng)電子數(shù)據(jù)）及文字說明；
（三）照片（相應(yīng)電子數(shù)據(jù)、底片）、圖片及文字說明；
（四）榮譽(yù)稱號的證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗，外事活動(dòng)中的重要紀(jì)念品；
（五）有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物；
（六）其他具有保存利用價(jià)值的材料。
第五條 重大活動(dòng)檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、完整歸檔、系統(tǒng)整理、集中管理、有效利用的原則。
第六條 凡屬重大活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)當(dāng)歸檔保存，任何組織和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，不得隨意擴(kuò)大或者縮小重大活動(dòng)檔案的收集范圍，未列入歸檔范圍的文件材料，應(yīng)當(dāng)編制文件銷毀清冊，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人審批后方可銷毀。
第七條 凡屬重大活動(dòng)中形成的涉密文件，應(yīng)當(dāng)依法加強(qiáng)安全管理，未經(jīng)解密，不得進(jìn)行寄存托管、檔案整理業(yè)務(wù)外包和數(shù)字化加工。
第八條 縣及以上人民政府要加強(qiáng)對重大活動(dòng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案行政管理部門參與重大活動(dòng)的工作機(jī)制，協(xié)調(diào)解決本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保障重大活動(dòng)檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)。對重大活動(dòng)檔案管理工作做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，由縣級以上人民政府予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第九條 參與重大活動(dòng)的工作人員要做好文件材料的形成和積累工作，依法保守國家秘密；參與重大活動(dòng)檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案管理專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，履行職責(zé)，恪守職業(yè)道德。
第二章 主辦單位職責(zé)
第十條 主辦單位負(fù)責(zé)重大活動(dòng)過程中檔案的形成、歸檔、收集、整理、保管、利用和移交工作。
縣級以上人民政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位或者承辦單位履行前款規(guī)定的職責(zé)。
第十一條 主辦單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入重大活動(dòng)管理范疇，成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，并明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門和人員，保障重大活動(dòng)檔案工作經(jīng)費(fèi)。
單位獨(dú)立舉辦的非周期性的重大活動(dòng)，或者聯(lián)合其他單位舉辦的重大活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)將同級檔案行政管理部門納入重大活動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)，并在重大活動(dòng)確定后20個(gè)工作日內(nèi)書面告知。
第十二條 主辦單位在制定重大活動(dòng)實(shí)施方案、應(yīng)急預(yù)案和項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書時(shí)應(yīng)明確重大活動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍和目標(biāo)任務(wù)。
第十三條 主辦單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立重大活動(dòng)檔案形成責(zé)任制，利用現(xiàn)代化的技術(shù)、手段，開展重大活動(dòng)重要片段采集和全程記錄工作，編制和實(shí)施各類文件材料歸檔范圍和保管期限表。
第十四條 主辦單位應(yīng)當(dāng)對參與重大活動(dòng)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高重大活動(dòng)檔案管理效率和質(zhì)量。
第十五條 單位獨(dú)立舉辦重大活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)將本單位所有參與部門、工作人員形成的文件材料收集齊全，科學(xué)整理；其檔案歸入本單位檔案全宗，另設(shè)類目妥善保管，編制專題目錄、概要，開展檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮重大活動(dòng)檔案的現(xiàn)實(shí)效用；保管期滿后按規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交，保管條件不具備可能導(dǎo)致檔案不安全或者損毀的，可以提前向同級國家綜合檔案館移交。
第十六條 兩個(gè)以上單位主辦，不分主次的，相關(guān)單位各自將重大活動(dòng)檔案收集齊全、系統(tǒng)整理，在活動(dòng)結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)各自向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，須經(jīng)同級國家綜合檔案館同意，并向其報(bào)送重大活動(dòng)目錄。
第十七條 兩個(gè)以上單位分主次、共同舉辦的重大活動(dòng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)將重大活動(dòng)中所有參與單位、工作人員形成的文件材料收集齊全，統(tǒng)一整理，活動(dòng)結(jié)束后6個(gè)月內(nèi)，由主辦單位向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況需要延期移交的，按本《細(xì)則》第十六條辦理。
第十八條 臨時(shí)機(jī)構(gòu)舉辦的重大活動(dòng)，必須明確專人負(fù)責(zé)重大活動(dòng)文件材料的管理工作并邀請同級檔案行政管理部門參加，活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。
第三章 協(xié)辦單位職責(zé)
第十九條 協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)成立專門機(jī)構(gòu)或者指定專人負(fù)責(zé)重大活動(dòng)所承擔(dān)項(xiàng)目中形成的各類文件材料的歸檔、移交工作。
第二十條 協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)參加主辦單位組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)和檔案協(xié)調(diào)工作，按照檔案專業(yè)要求，妥善管理活動(dòng)期間所形成的文件材料。
第二十一條 協(xié)辦單位應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)，將列入重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍的各種原始記錄向主辦單位移交。
第二十二條 負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道的新聞單位應(yīng)及時(shí)收集、整理本單位在重大活動(dòng)中形成的檔案，在活動(dòng)結(jié)束之日起10日內(nèi)向主辦單位移交。
第四章 檔案部門職責(zé)
第二十三條 市檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)全市重大活動(dòng)檔案管理工作；縣區(qū)檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案管理工作。
第二十四條市、縣區(qū)檔案行政管理部門接到主辦單位邀請參加重大活動(dòng)檔案管理工作的通知后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委派專業(yè)人員提前介入，協(xié)助主辦單位進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn)，制定重大活動(dòng)檔案工作方案，確定重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍。
市縣檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與主辦單位、協(xié)辦單位及新聞媒體的聯(lián)系，隨時(shí)掌握重大活動(dòng)的進(jìn)程、動(dòng)態(tài)及相應(yīng)檔案的形成情況，必要時(shí)可派檔案人員直接參與重大活動(dòng)。
第二十五條 縣級以上檔案行政管理部門參與的重大活動(dòng)，可以采用錄音、攝影、攝像等技術(shù)手段直接采集、記錄重大活動(dòng)?；顒?dòng)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)將采集、記錄的信息移交主辦單位統(tǒng)一歸檔整理。
第二十六條 市、縣區(qū)國家綜合檔案館建立重大活動(dòng)檔案征集制度，采取收購、征購、合作開發(fā)等方式征集重大活動(dòng)檔案。
第二十七條 檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)社會(huì)組織、公民向國家綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案，向檔案館捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案的單位、個(gè)人，可以無償利用其檔案資料，并可對其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。并由國家綜合檔案館授予榮譽(yù)證書。對捐贈(zèng)重大活動(dòng)檔案特別突出的社會(huì)組織、公民，由檔案行政管理部門提請同級人民政府予以表彰，并對重大活動(dòng)檔案捐贈(zèng)者給予一定的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
第二十八條 市、縣區(qū)國家綜合檔案館對移交進(jìn)館的重大活動(dòng)檔案，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門全宗，科學(xué)管理，進(jìn)行縮微處理和數(shù)字化加工等，實(shí)施異質(zhì)異地備份。
第二十九條市、縣區(qū)國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)通過各種形式向社會(huì)公布已開放的重大活動(dòng)檔案；加強(qiáng)進(jìn)館重大活動(dòng)檔案的信息化工作，分析、研究、編纂有關(guān)史料，提高重大活動(dòng)檔案的利用水平。
第三十條 市、縣區(qū)國家綜合檔案館向利用者提供重大活動(dòng)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)提供復(fù)制件或數(shù)字副本代替檔案原件,對具有重大保存價(jià)值的珍貴檔案資料，不得提供檔案原件。附有檔案館印章標(biāo)記或者法定代表人簽名的復(fù)制件或數(shù)字副本與檔案原件具有同等效力。
第五章 法律責(zé)任
第三十一條 違反本《細(xì)則》規(guī)定，有下列行為之一，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正，逾期未改正的給予通報(bào)批評，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員，由其所在部門、上級主管部門依法給予處分；造成檔案損失的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的；依法追究刑事責(zé)任：
（一）未按規(guī)定開展重大活動(dòng)檔案管理工作的；
（二）拒絕檔案行政管理部門參與重大活動(dòng)工作機(jī)構(gòu)的；
（三）將屬于重大活動(dòng)歸檔范圍的文件材料據(jù)為己有、拒絕移交、移交不完整、擅自銷毀的；
（四）未按規(guī)定對涉密文件進(jìn)行安全管理的；
（五）未按規(guī)定收集、整理、保管重大活動(dòng)檔案的；
（六）未對重大活動(dòng)形成的各種門類、載體檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的；
（七）未按規(guī)定向國家綜合檔案館移交重大活動(dòng)檔案或者移交不完整的；
（八）未按規(guī)定報(bào)送重大活動(dòng)檔案目錄的；
（九）未按規(guī)定對重大活動(dòng)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)的；
（十）拒絕接收重大活動(dòng)檔案的；
（十一）擅自將未經(jīng)開放鑒定的重大活動(dòng)檔案復(fù)制、提供、公布的；
（十二）涂改、偽造、抽換、損毀、丟失重大活動(dòng)檔案的；
（十三）擅自將重大活動(dòng)檔案出賣、轉(zhuǎn)讓、交換、贈(zèng)送給各級國家檔案館以外的組織和個(gè)人，或者私自攜運(yùn)、郵寄出國出境的；
（十四）違反重大活動(dòng)檔案管理的其他行為。
第三十二條 檔案工作人員在重大活動(dòng)檔案管理工作中濫用職權(quán)、徇私舞弊、玩忽職守、失密泄密的，由其所在單位或者有關(guān)行政管理部門依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
第六章 附 則
第三十三條 本《細(xì)則》所稱重大活動(dòng)文件材料，是指重大活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
本《細(xì)則》所稱重大活動(dòng)主辦單位，是指重大活動(dòng)項(xiàng)目的召集、組織、策劃者。
本《細(xì)則》所稱重大活動(dòng)執(zhí)行單位或者承辦單位，是指受重大活動(dòng)主辦單位委托具體執(zhí)行或者承辦重大活動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施者。
本《細(xì)則》所稱重大活動(dòng)協(xié)辦單位，是指重大活動(dòng)項(xiàng)目某一方面工作的協(xié)作者或者合作者。
本《細(xì)則》所稱臨時(shí)機(jī)構(gòu)，是指不在正式編制序列，存在時(shí)間短暫、沒有設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或者配備檔案工作人員的非常設(shè)機(jī)構(gòu)。
第三十四條 本市公民和非公組織舉辦重大活動(dòng)形成的檔案，其管理可參照本《細(xì)則》執(zhí)行。
第三十五條 各縣區(qū)可依照本《細(xì)則》執(zhí)行或制定具體的實(shí)施細(xì)則或方案。
第三十六條 本《細(xì)則》自發(fā)布之日起施行。
2017年11月24日大同市人民政府下發(fā)同政發(fā)【2017】91號文件——《大同市人民政府關(guān)于印發(fā)〈大同市重大活動(dòng)檔案管理實(shí)施細(xì)則〉的通知》
